Pflichtangaben auf einer Rechnung

Eine Rechnung ist mehr als ein Stück Papier mit einer Zahl darauf. Sie ist ein juristisches Dokument, das genau festgelegten Anforderungen folgen muss. Wer auch nur eine der vorgeschriebenen Angaben vergisst, riskiert, dass das Finanzamt die Vorsteuer streicht oder der Kunde die Zahlung verweigert. Die folgenden acht Punkte gehören auf jede Rechnung in Deutschland.

1. Vollständige Daten des Rechnungsstellers

Vollständiger Name oder Firmenname und ladungsfähige Anschrift. Bei Personengesellschaften zusätzlich die Rechtsform. Ein Postfach reicht nicht aus, das Finanzamt fordert eine zustellfähige Adresse.

2. Vollständige Daten des Empfängers

Auch hier gilt: Vollständiger Name und Anschrift. Bei B2B Rechnungen idealerweise der eingetragene Firmenname laut Handelsregister. Ohne diese Angabe kann der Empfänger keine Vorsteuer ziehen.

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer

Eine der beiden Nummern muss auf jeder Rechnung stehen. Die Umsatzsteuer ID beginnt mit DE, die Steuernummer wird vom Finanzamt vergeben. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt ID Pflicht.

4. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum. Es bestimmt, wann die Zahlungsfrist zu laufen beginnt und in welchen Voranmeldungszeitraum der Umsatz fällt.

5. Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine einmalige Nummer. Lücken, Doppelvergaben oder zurückgesetzte Zähler sind kritisch. Eine bewährte Struktur ist Jahr plus laufende Nummer, also etwa RE 2026 0042.

6. Leistungsbeschreibung

Art und Umfang der Leistung muss so beschrieben sein, dass ein außenstehender Dritter sie versteht. »Beratung« reicht nicht, »Strategieberatung Marketing 4 Stunden« hingegen schon.

7. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum

Das Datum oder der Zeitraum, in dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Bei einmaligen Lieferungen reicht ein Tag, bei Beratungen ein Zeitraum von bis. Wichtig auch dann, wenn er identisch mit dem Rechnungsdatum ist.

8. Betrag mit Steueraufschlüsselung

Nettobetrag, der angewandte Steuersatz, der ausgewiesene Steuerbetrag und der Bruttobetrag müssen einzeln erkennbar sein. Bei mehreren Steuersätzen je Posten getrennt aufschlüsseln.

Hinweis für Kleinunternehmer nach §19 UStG

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört auf die Rechnung der Hinweis: »Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.« Ohne diesen Satz erkennt das Finanzamt die Rechnung an, der Kunde könnte aber irritiert sein und nachfragen.

Praxistipp

Wer Rechnungen in Word oder Excel schreibt, vergisst früher oder später eine Angabe. Ein Tool wie Platrion erzwingt alle Pflichtfelder beim Anlegen. Was nicht ausgefüllt ist, lässt sich nicht abschicken. Drei Sekunden Zeitersparnis pro Rechnung, hochgerechnet auf hundert Rechnungen im Jahr eine ernstzunehmende Größe.